Privacybeleid app

Rogeco Portal

Privacybeleid van de app Rogeco Portal

Laatst bijgewerkt: 9 november 2026. English version

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens Rogeco BV verwerkt via Rogeco Portal, de app voor iPhone en Android. De app is voor ons personeel op de werven, voor onze chauffeurs en voor kantoor. Je leest welke gegevens we verwerken, waarom, op welke grond, wie ze ziet, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Voor onze website geldt het privacybeleid van de website.

1.Wie verwerkt je gegevens

Rogeco BV, Karreweg 137, 9770 Kruisem, België, ondernemingsnummer BE 0660.871.292, is verwerkingsverantwoordelijke. We volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018 over de bescherming van persoonsgegevens.

Vragen over dit beleid of over je gegevens? Mail info@rogeco.be of bel 09 233 41 11. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor ons niet verplicht.

De app wordt uitgegeven en onderhouden door Revivo Recycling BV, een zustervennootschap, in opdracht van Rogeco BV (§9). Daarom staat in de App Store en Google Play "Revivo Recycling" als uitgever.

De app bestaat in 14 talen. Dit beleid bestaat in het Nederlands en in het Engels (onderaan). Begrijp je iets niet goed? Vraag op kantoor uitleg in je taal.

2.Voor wie de app is en hoe je aanmeldt

Rogeco Portal is een werkinstrument voor Rogeco BV: voor arbeiders en chauffeurs, en voor kantoor.

Aanmelden. Je vult je e-mailadres in en krijgt een code van 6 cijfers per mail. De code is 10 minuten geldig. Er is geen wachtwoord. Daarna blijf je aangemeld op die gsm tot je afmeldt.

De eerste keer. Je geeft je voornaam en achternaam en tikt op Account aanmaken. Onder die knop staat dat je zo je naam en je e-mailadres aan Rogeco geeft, met een link naar dit beleid; die link staat ook onderaan elk aanmeldscherm. Kantoor krijgt een mail met je naam en je e-mailadres. Tot kantoor je toelaat, zie je niets van Rogeco: geen werven, geen klanten, geen taken. Bij het toelaten kiest kantoor je rol: arbeider, chauffeur, arbeider en chauffeur, of kantoor. Personeel koppelt kantoor aan zijn fiche als werknemer. Wie kantoor niet toelaat, wordt geweigerd; die aanvraag verdwijnt na 30 dagen (§11).

Kantoor. Wie in het kantoorsysteem van Rogeco staat als beheerder of medewerker van de ploeg, is met hetzelfde e-mailadres meteen binnen als kantoor. Kantoor kan ook iemand in de app toelaten als kantoor.

Je gebruikt de app op je eigen gsm. Rogeco beheert je gsm niet en ziet niet wat je buiten de app doet.

De app is niet bedoeld voor minderjarigen.

3.Over wie we gegevens verwerken

Personeel dat de app gebruikt: arbeiders en chauffeurs.
Wie een account aanvraagt, ook als je (nog) geen personeel bent: je e-mailadres en je naam.
Kantoor dat de app gebruikt: het e-mailadres, de naam, en wat kantoor doet (toelaten, nakijken, uren aanpassen).
Klanten en andere personen op een rittenblad, een weegbon, een foto of in een bericht. De naam van een klant, een laad- of losplaats (dat kan een woonadres zijn), een nummerplaat, de naam van een chauffeur op een weegbon, of iemand op een foto in de chat van een werf.
Chauffeurs van een camion met een tracker (§7).

4.Welke gegevens, waarom, en op welke grond

Je account

Welke gegevens: Je e-mailadres, voornaam en achternaam, taal en rol. Of je wacht, toegelaten of geweigerd bent, wanneer je het vroeg, wanneer kantoor besliste en wie. Wanneer je de app laatst gebruikte.
Waarom: Je herkennen, de juiste schermen tonen, en kantoor laten beslissen wie toegang krijgt.
Grondslag (AVG art. 6.1): Voor het personeel: je arbeidsovereenkomst (b). Voor wie een account vraagt en voor kantoor: ons gerechtvaardigd belang om te bepalen wie toegang krijgt (f).

Je profiel, als je wil

Welke gegevens: Een roepnaam (hoogstens 40 tekens) en een profielfoto die je zelf kiest in Meer › Instellingen. Allebei vrij: zonder toont de app je naam en je initialen. Je collega's en kantoor zien ze in de app: bij een taak, bij de ploeg van een werf en in de chat; ook in een melding. In de lonen, de Excel, de rapporten en de lijsten van kantoor blijft je naam (kantoor ziet je roepnaam ernaast). De foto slaan we opnieuw op zonder verborgen gegevens, zoals de plaats waar ze genomen werd, vierkant en klein (512 × 512 pixels). Je functie zie je daar ook, maar die kiest kantoor.
Waarom: Tonen wie schrijft, met de naam en het gezicht waarmee je collega's je kennen.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om het werk samen te regelen (f). Je kiest zelf of je het gebruikt, en je wist het wanneer je wil.

Aanmelden

Welke gegevens: De code, alleen versleuteld (als hash). Wanneer je ze vroeg en hoeveel keer je ze probeerde. Je IP-adres: een IPv4-adres helemaal, bij IPv6 alleen het eerste deel (het blok van je aansluiting). Elke poging (goed, fout of zonder geldige code), met dat IP-adres en je e-mailadres.
Waarom: Alleen jij komt binnen op je account. Wie codes probeert te raden, houden we tegen: na 10 foute codes is aanmelden op dat adres dicht tot 24 uur na die fouten, of tot kantoor het vrijgeeft.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om onze systemen te beveiligen (f).

Mails van de app

Welke gegevens: De code, naar jou. Aan kantoor: je naam en e-mailadres bij een nieuwe aanvraag, en je e-mailadres als aanmelden op dat adres dicht gaat (alleen voor een adres met een account of uit het kantoorsysteem). Ben je beheerder, dan krijg je zelf een mail bij elke nieuwe aanmelding op je account, met het soort toestel.
Waarom: Aanmelden zonder wachtwoord. Kantoor laten beslissen. Misbruik meteen zien.
Grondslag (AVG art. 6.1): Je arbeidsovereenkomst (b) of ons gerechtvaardigd belang (f), zoals bij "Je account".

Je gsm's

Welke gegevens: Per gsm waarop je aanmeldt: het toestel (bv. "iPhone 15"), het platform, de versie en de update die de app draait, wanneer je aanmeldde en wanneer de gsm laatst iets vroeg (hoogstens één keer per uur bijgewerkt). De sleutel van die aanmelding staat alleen versleuteld bij ons.
Waarom: Je aangemeld houden. Zien of elke gsm de nieuwste versie heeft. Kantoor kan zien op welke gsm's je aangemeld bent, en je daar afmelden als je een gsm verliest.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang (f).

Aanwezigheid en uren

Welke gegevens: Het uur van in- en uitchecken en de werf. Je pauzes (begin en einde). Je verplaatsingen tussen werven, met wat je ging doen (bv. "Gerief halen in de winkel"). Een notitie als je die typt. Of je de werf zelf koos of Zonder werf starten tikte. Of je vergat uit te checken, en of kantoor iets aanpaste of nakeek.
Waarom: Je loon berekenen. Uren aan de juiste werf of klant toewijzen. Weten wie op welke werf staat, ook voor de veiligheid. Nakijken dat de uren kloppen.
Grondslag (AVG art. 6.1): Je arbeidsovereenkomst (b). Wettelijke plichten over sociale documenten (c). Ons gerechtvaardigd belang voor de toewijzing aan werven, de veiligheid en het nakijken (f).

Werkverlet, ziekte en verlof

Welke gegevens: Dat je een dag niet werkt: werkverlet (er kan niet gewerkt worden, bv. door het weer), ziek, of verlof van een dag tot een dag. De dag, vanaf welk uur (als je die dag al werkte), een notitie als je die typt (niet bij ziek), of jij of kantoor het invulde, en wanneer kantoor het zag. Bij ziek bewaren we enkel het woord "ziek": geen ziekte, geen diagnose en geen attest. Wat liep (een check-in, een pauze of je rittenblad), stopt op dat moment, zoals bij uitchecken. Geen locatie.
Waarom: Kantoor laten weten dat je niet komt of naar huis gaat. De planning aanpassen. Je loon en je afwezigheden juist verwerken.
Grondslag (AVG art. 6.1): Je arbeidsovereenkomst (b) en onze wettelijke plichten als werkgever (c), zoals de sociale documenten en het gewaarborgd loon. Dat je ziek bent, is een gegeven over je gezondheid (art. 9 AVG): dat verwerken we alleen om onze plichten als werkgever in het arbeidsrecht en de sociale zekerheid na te komen (art. 9.2.b AVG).

Je locatie bij een tik

Welke gegevens: Je positie op het moment van een tik (breedte- en lengtegraad), de nauwkeurigheid, de afstand tot de werf en of je binnen de cirkel van de werf stond (§5).
Waarom: De juiste werf vinden. Nakijken dat je op de werf was waarop je in- en uitcheckte. Bij een chauffeur: bewijs van de laad- en losplaats.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang (f). We wogen dat af tegen jouw privacy: de positie wordt alleen genomen op het moment van een tik, nooit tussendoor (§5).

Taken

Welke gegevens: De taken die kantoor je geeft, en wanneer je ze afvinkte.
Waarom: Het werk plannen en opvolgen.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om het werk te organiseren (f).

Rittenblad (chauffeurs)

Welke gegevens: Dag, soort (ritten of regie), klant, nummerplaat, begin en einde van je dag, kilometers, liters getankt, wegentol en een opmerking. Per rit: de soort (bv. lading, container, tanken, garage, wachten of pauze), vertrek en aankomst, laad- en losplaats, goederen, gewicht, "niet geladen" en een opmerking.
Waarom: De vrachtbrief van de dag. Facturatie per rit of in regie. Je uren als chauffeur.
Grondslag (AVG art. 6.1): Je arbeidsovereenkomst (b). Onze boekhoudplicht voor de stukken bij een factuur (c). Ons gerechtvaardigd belang om ritten op te volgen en te factureren (f).

Foto's en pdf's bij een rit

Welke gegevens: Foto's van een weegbon, een lading of iets anders bij de rit. Een pdf, zoals een vrachtbrief of een leveringsbon.
Waarom: Bewijs van het gewicht, de lading en de levering.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang (f).

Klanten en plaatsen die je toevoegt

Welke gegevens: Een nieuwe klant die je typt. Een plaats die je bewaart: de naam, het adres en het punt op de kaart, en wie ze bewaarde.
Waarom: Dezelfde klant of plaats niet telkens opnieuw typen. Ze zijn meteen te kiezen voor alle chauffeurs; kantoor kijkt nieuwe klanten na.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang (f).

Foto of nota bij een werf

Welke gegevens: Je tekst en je foto's, met wie het stuurde en wanneer, en of de app zei dat je ploeg het ziet. Kantoor ziet het. Zei de app bij het sturen "Je ploeg en kantoor zien dit", dan ziet ook de ploeg van die werf het, in de log van de werf (§9). Zei de app "Alleen kantoor ziet dit", dan blijft het enkel voor kantoor.
Waarom: Kantoor en de ploeg op de hoogte brengen van iets op de werf. De log van de werf, zoals een werfdagboek.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang (f).

Plannen van een werf

Welke gegevens: Een plan (pdf of foto) dat kantoor toevoegt, wie het toevoegde, en wie van het personeel het mag zien.
Waarom: Het personeel het juiste plan geven.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang (f).

Projecten: de werven die je ziet

Welke gegevens: Welke werven je ziet: vanzelf de werf waar je incheckt, en wie kantoor aan- of uitzet. Tot waar je de chat van elke werf las.
Waarom: Je de werven tonen waar je werkt, met de chat, de log en de documenten, en tellen wat je nog niet las.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om het werk te organiseren (f).

De chat van een werf

Welke gegevens: Je berichten (tot 2000 tekens) en je foto's (tot 4 per bericht), met je naam en wanneer. Verwijder je een bericht, dan blijft het staan als "verwijderd", zonder tekst en zonder foto's, met wanneer en door wie: je naam, of het e-mailadres van kantoor als kantoor het verwijderde.
Waarom: Het werk op de werf samen regelen: de ploeg van die werf en kantoor spreken iets af, delen een foto of stellen een vraag.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om het werk te organiseren (f).

Een bericht melden

Welke gegevens: Welk bericht, wie het meldde, de reden als je die typt (tot 500 tekens), wanneer, en wanneer en door wie kantoor het nakeek (het e-mailadres van kantoor). Kantoor krijgt een mail met de werf, wie meldde, wie het bericht schreef, de tekst en de reden.
Waarom: Een bericht dat niet hoort, snel laten weghalen.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang (f).

Pushmeldingen

Welke gegevens: Als je meldingen toelaat: per gsm het pushtoken (het adres van die gsm voor meldingen), het platform en wanneer het laatst bijgewerkt werd. Een melding toont de naam van de werf, de naam van wie schreef en het bericht (tot 120 tekens), of "stuurde een foto", of hoeveel nieuwe berichten er zijn.
Waarom: Je laten weten dat er iets nieuws is in de chat van een werf die je ziet. Kantoor ook bij een nieuwe Foto of nota.
Grondslag (AVG art. 6.1): Het token is strikt nodig om de meldingen te leveren die je zelf aanzette (art. 10/2 Kaderwet). Verder ons gerechtvaardigd belang (f).

Wat kantoor in de app doet

Welke gegevens: Het e-mailadres van wie een check-in nakeek, uren aanpaste, een taak maakte, een plan toevoegde, iemand toeliet, een bericht verwijderde of een melding nakeek.
Waarom: Weten wie wat deed.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang (f).

Machines en camions

Welke gegevens: Per machine met een tracker: de laatste plaats (van een camion enkel de werf waar hij staat), of de motor draait, de tellers (draaiuren, kilometers), wanneer het contact aan en uit ging, en de motoruren per werf (§7).
Waarom: Planning, diefstal tegengaan, motoruren per werf.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang (f).

Fouten in de app

Welke gegevens: Als de app een fout opvangt: het soort fout, een korte regel zonder e-mailadressen, lange getallen of sleutels, het scherm, het platform (iPhone of Android), de versie en de update. Geen IP-adres, geen account, geen naam, geen positie.
Waarom: Fouten vinden en herstellen.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang (f).

Updates van de app

Welke gegevens: Bij het starten vraagt de app of er een nieuwe versie is. Daarbij gaan je IP-adres, het platform, de versie en een willekeurig nummer per installatie mee. Na een crash bij het starten ook een technische foutmelding.
Waarom: Iedereen snel een werkende en veilige versie geven.
Grondslag (AVG art. 6.1): Het nummer op je toestel is strikt nodig om de updates te leveren (art. 10/2 Kaderwet). Verder ons gerechtvaardigd belang (f).

Technische logboeken

Welke gegevens: IP-adres, tijdstip, de gevraagde route en foutmeldingen, bij onze server en onze databank. Bij een beveiligingsmelding (te veel pogingen, aanmelden dicht) ook een kort kenmerk van het e-mailadres dat we niet kunnen terugrekenen.
Waarom: De dienst beveiligen, misbruik opsporen en fouten herstellen.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang (f).

Later: Check In and Out at Work. Vanaf 1 april 2027 moeten aanwezigen op bepaalde werven hun begin en einde in real time registreren bij de RSZ. Gebruiken we de app daarvoor, dan steunt dat op een wettelijke plicht (c). Dat is nog niet zo. We passen dit beleid aan en laten het je weten vóór het begint (§16).

Gerechtvaardigd belang. Waar we op ons gerechtvaardigd belang steunen, hebben we afgewogen of jouw belangen en rechten niet zwaarder doorwegen. Die afweging kan je opvragen via info@rogeco.be. Je kan ook bezwaar maken (§14).

Moet je gegevens geven? Je e-mailadres en je naam zijn nodig voor een account. Je locatie is niet verplicht: zonder locatie kies je zelf je werf, en kantoor kijkt het na. Het gewicht is niet verplicht: laat je het leeg, dan vult kantoor het aan van de weegbon.

Wat de app niet doet:

Ze volgt je niet. Ze kijkt je locatie niet na tussen twee tikken, niet op de achtergrond en niet buiten je werkuren. Kantoor kan je locatie niet op afstand opvragen.
Ze leest je contacten, je sms'en en andere berichten buiten de app, en je andere apps niet. Van je foto's ziet ze alleen de foto's die je zelf kiest.
Ze stuurt geen pushmelding tussen 20 en 6 uur, ook niet later. Een bericht van 's nachts zie je als ongelezen als je de app opent. (De herinnering "Vergeten uit te checken?" komt van je gsm zelf, niet van Rogeco: §8.)
Ze gebruikt de microfoon niet.
Ze stuurt niets naar een AI-dienst: geen foto, geen gewicht, geen andere gegevens.
Ze toont geen reclame, gebruikt geen analyse- of reclamediensten en deelt niets met gegevenshandelaars.
We nemen geen beslissingen over je die alleen op een automatische verwerking steunen (art. 22 AVG). "Buiten de werf" en "Let op: geen pauze" (meer dan 6 uur op een dag zonder pauze) zijn alleen een melding voor kantoor; een persoon kijkt het na. Van je uren gaat niets vanzelf af.

5.Je locatie

Wanneer. De app kijkt je locatie één keer na als je op een van deze knoppen tikt:

als arbeider: Inchecken (ook op een andere werf na een verplaatsing), Uitchecken en Verplaatsen;
als chauffeur: Dag starten, het vertrek van een rit die je nu begint (ook tanken, wachten of pauze), het einde ervan (Gelost, Aangekomen of Klaar), en Dag afsluiten. Vul je een rit achteraf in, dan meet de app niets.
in de chat van een werf, als je zelf je locatie stuurt: die plek (breedte en lengte op 5 decimalen, zonder nauwkeurigheid en zonder spoor) wordt een bericht dat wie die chat leest en kantoor zien; ze gaat weg als je het bericht verwijdert, anders met de chat (§11).

Bij inchecken, uitchecken, verplaatsen en de tikken van een chauffeur gaat die positie naar Rogeco en blijft ze bij je uren of je rit (bij uitchecken om na te kijken dat je op de werf uitcheckte, bij een chauffeur als bewijs van laad- en losplaats). We bewaren ze op 5 decimalen: zo'n meter. Na 3 maanden wist een automatische taak ze, elke nacht (§11). Kies je bij uitchecken een vroeger uur (Wanneer stopte je?), dan bewaren we geen positie en geen afstand: je gsm is dan niet meer waar je stopte. De afstand tot de werf en de melding "buiten de werf" blijven bij je uren. Pauze (begin en einde) en Naar huis (als je een verplaatsing stopt) meten je locatie niet.

De eerste keer. Vóór je gsm om toestemming vraagt, legt de app op één scherm uit wanneer ze je locatie leest: bij je eerste tik op Inchecken, of als chauffeur bij Dag starten of Nieuwe rit.

Kantoor. Kantoor ziet je positie bij je uren en je ritten. In de app op de gsm van kantoor staat de plek van een check-in (waar je in- en uitcheckte) alleen zolang je vandaag ingecheckt bent, of als ze nagekeken moet worden. Zolang je vandaag ingecheckt bent, sta je op de kaart van kantoor op de plek waar je incheckte; dat is geen live locatie. Kantoor gebruikt je positie ook bij het nakijken van een check-in buiten de cirkel van een werf, en om de cirkel van een werf juist te zetten. Opent iemand van kantoor de kaart in de app, dan zoekt de app de plek van die eigen gsm, om de kaart daar te tonen. Die positie blijft op de gsm en gaat niet naar Rogeco. Bij een nieuwe werf kan kantoor die plek als midden van de werf nemen.

Nooit tussendoor. Tussen twee tikken kijkt de app je locatie niet na, ook niet als ze openstaat. Op de achtergrond nooit. De app vraagt alleen de toestemming "bij gebruik van de app".

Zonder locatie. Wil je je locatie niet delen, of vindt de app ze niet? Kies dan zelf je werf, of tik Zonder werf starten. Kantoor kijkt het later na. Dat heeft voor jou geen nadelige gevolgen.

Waarvoor niet. We gebruiken je positie om na te kijken dat je uren kloppen met de werf, en bij een chauffeur als bewijs van laad- en losplaats. We gebruiken ze niet om je te volgen, of om je tempo of rijgedrag te beoordelen.

6.Foto's, pdf's en het gewicht

Foto's. Je kan een foto nemen of kiezen bij een rit (een weegbon, een lading), bij Foto of nota op een werf, in de chat van een werf en als profielfoto. De foto gaat naar Rogeco. De server slaat elke foto opnieuw op zonder de verborgen gegevens die een gsm erin steekt, zoals de plaats waar ze genomen werd. Zo'n foto vertelt dus niet waar je was. De app zet niets in je fotogalerij.

Pdf's en plannen. Een pdf bij een rit (zoals een vrachtbrief) en een plan als pdf dat kantoor bij een werf zet, bewaren we zoals ze zijn. Een plan als foto wordt, zoals elke andere foto, opnieuw opgeslagen zonder verborgen gegevens.

Het gewicht. Je typt het gewicht zelf. Laat je het leeg, dan vult kantoor het aan van de foto van de weegbon. Geen enkele foto gaat naar een AI-dienst.

7.Machines en camions met een tracker

Machines van Rogeco, ook de camions, hebben een tracker van GeoDynamics NV (Dumolinlaan 9, 8500 Kortrijk). Onze server vraagt enkel overdag bij Geodynamics, tussen 6 en 20 uur, nooit 's nachts: vier keer per dag op vaste uren, en telkens kantoor de kaart of de machines opent of de app gebruikt (hoogstens één keer per minuut). Hij vraagt per machine op: de laatste plaats, of de motor draait, de draaiuren, de kilometers, en wanneer het contact aan en uit ging. Daaruit rekenen we de motoruren per dag en per werf. We bewaren alleen de laatste plaats, geen historiek van plaatsen. Van een camion bewaren we ook die niet: staat hij op een werf, dan enkel het midden van die werf; anders geen plaats, ook niet waar hij 's avonds staat.

Kantoor ziet de machines op de kaart in de app, met de motoruren per werf. Van een camion ziet kantoor alleen op welke werf hij staat; rijdt hij of staat hij ergens anders, dan geen plaats.

Rijd je met een camion met een tracker, dan kan kantoor via de nummerplaat op je rittenblad weten wanneer het contact aan en uit ging, en op welke werf die camion stond. We gebruiken de trackers voor de planning, tegen diefstal en voor de motoruren per werf. We gebruiken ze niet om chauffeurs te volgen of te beoordelen. Alleen bij een concreet vermoeden van diefstal of misbruik van een camion of machine kijkt kantoor gericht na waar en wanneer die reed, in het platform van GeoDynamics, enkel voor die camion of machine en de periode die nodig is. We laten het je daarna weten.

Hoe lang: §11.

8.Toestemmingen op je toestel

De app vraagt een toestemming pas als je de functie gebruikt:

Locatie, alleen terwijl je de app gebruikt: bij de tikken van §5, en voor kantoor op de kaart.
Camera: voor een foto bij een rit, bij Foto of nota en in de chat van een werf, en voor kantoor een foto van een plan.
Foto's: om een foto te kiezen. De app gebruikt de fotokiezer van je gsm en krijgt alleen de foto's die je kiest.
Meldingen: voor een melding bij een nieuw bericht in de chat van een werf die je ziet, en voor kantoor bij een nieuwe Foto of nota (§4). Tussen 20 en 6 uur stuurt Rogeco geen melding, ook niet later. Met dezelfde toestemming toont je gsm ook de herinnering "Vergeten uit te checken?". Die komt niet van Rogeco: de app zet ze op je gsm zelf, 3 uur na je laatste tik en ten vroegste om 17 uur, en alleen als je dan nog ingecheckt bent of je rittenblad nog loopt. Ze kan dus ook 's avonds komen. Daarvoor gaat niets naar Rogeco. Zeg je nee, dan werkt de app gewoon; nieuwe berichten zie je als je de app opent.
Een pdf kies je met de bestandenkiezer van je gsm. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Je trekt een toestemming in bij de instellingen van je gsm, onder Rogeco. De app blijft werken; alleen die functie niet. De app gebruikt geen microfoon, geen locatie op de achtergrond en geen contacten.

9.Wie je gegevens ziet en met wie we ze delen

Kantoor. De mensen van kantoor zien je account en je aanvraag, je uren, pauzes en verplaatsingen, je werkverlet, ziekte en verlof, je check-ins met de positie, je taken, je rittenbladen met foto's en pdf's, je Foto of nota, je berichten in de chat (kantoor leest de chat van elke werf en kan elk bericht verwijderen), wie een bericht meldde, en op welke gsm's je aangemeld bent (met de dag waarop je de app laatst gebruikte, geen uur). Dat kan in het kantoorsysteem van Rogeco op de computer, en voor wie kantoor is ook in de app op de eigen gsm.

Collega's. Je collega's zien in de app je naam bij een taak die jullie samen hebben. Zien jullie dezelfde werf in Projecten, dan zien ze ook je naam en functie bij de ploeg, je berichten en foto's in de chat, en in de log je Foto of nota waarbij de app "Je ploeg en kantoor zien dit" zei. Wat je stuurde toen de app "Alleen kantoor ziet dit" zei, ziet enkel kantoor. Een werf zie je als je er incheckte, of als kantoor je aanduidde; kantoor kan je ook weghalen. Een werf staat in Projecten zolang ze gepland, lopend of on hold is, en tot 30 dagen na het afsluiten. Koos je een roepnaam of een profielfoto, dan zien ze die in plaats van je naam en je initialen. Je telefoonnummer zien collega's nooit: bij een werf staat alleen het nummer van kantoor. Wie een bericht meldde, ziet alleen kantoor. Een plan zie je alleen als kantoor het voor jou openzette. De opdracht van een werf (wat kantoor erover schrijft) zie je alleen zolang je op die werf ingecheckt bent. Klanten en plaatsen die een chauffeur toevoegt, kunnen alle chauffeurs kiezen.

Chauffeurs. Een chauffeur ziet in Projecten de lijst van alle werven die gepland, lopend of on hold zijn, ook zonder er te werken, maar zonder documenten en zonder de Foto of nota van anderen; de chat van een werf leest en schrijft hij enkel als kantoor dat bij hem aanzet.

De algemene chat. Een werf die kantoor als algemene chat aanduidt (bv. Depot Balegem), ziet iedereen in dienst in Projecten: wat je daar schrijft of stuurt, lezen al je collega's en kantoor. Je Foto of nota op die werf ziet, zoals op elke werf, enkel de ploeg van die werf en kantoor.

Revivo Recycling BV (Woestijnepark 10, 9880 Aalter, BE 1041.663.402) geeft de app uit in de App Store en Google Play, en bouwt en onderhoudt ze, in onze opdracht. Revivo is onze verwerker (art. 28 AVG) en heeft daarvoor toegang tot de gegevens. Revivo mag ze niet voor zichzelf gebruiken. Revivo laat het technische werk doen door Ducatus BV (Gent, BE 1021.731.385), met dezelfde verplichtingen.

Dienstverleners. Om de app te laten werken, gebruiken we de diensten hieronder. Ze verwerken de gegevens in onze opdracht, rechtstreeks of via Revivo. Met elk van hen geldt een verwerkersovereenkomst. Die verplicht hen de gegevens alleen volgens onze instructies te gebruiken, ze te beveiligen en een lek te melden.

Supabase Pte. Ltd. (Singapore), met moederbedrijf Supabase, Inc. (VS)

Waarvoor: De databank, en de opslag van foto's, pdf's en plannen
Waar de gegevens staan: Ierland (EU). Ondersteuning kan van buiten de EU gebeuren (§10).

Vercel Inc. (VS)

Waarvoor: De server van de app
Waar de gegevens staan: Dublin (EU). Verzoeken komen binnen bij het dichtstbijzijnde knooppunt van Vercel.

Combell nv (Skaldenstraat 121, 9042 Gent)

Waarvoor: De mailbox van Rogeco die de codes en de mails aan kantoor verstuurt
Waar de gegevens staan: België

650 Industries, Inc. (Expo), VS

Waarvoor: Updates van de app, en het versturen van pushmeldingen
Waar de gegevens staan: VS

GeoDynamics NV (Kortrijk)

Waarvoor: De trackers op de machines en camions (§7)
Waar de gegevens staan: EU (een datacenter in de Benelux)

Kaart en adressen. De kaart in de app (voor kantoor, en voor een chauffeur die een nieuwe plaats bewaart) haalt haar beelden rechtstreeks bij deze diensten: Digitaal Vlaanderen (luchtfoto's en het zoeken van een adres), OpenFreeMap van Hyperknot Software Kft. in Hongarije (de stratenkaart en de namen, met gegevens van OpenStreetMap), het Franse IGN (een luchtfoto buiten Vlaanderen) en de kaartserver van Revivo (luchtfoto's van Vlaanderen). Zij zien daarbij je IP-adres en welk stuk kaart je bekijkt. Digitaal Vlaanderen ziet ook het adres dat je typt. Ze zien niet wie je bent. Je positie en je uren krijgen ze niet.

Apple en Google leveren de app via de App Store en Google Play. Ze zijn geen verwerkers van ons: wat ze bij de installatie verwerken, valt onder hun eigen privacybeleid. Voor Android zetten we het e-mailadres van je Google-account op de lijst van testers van de app, zolang de app alleen voor testers in Google Play staat; anders kan je ze niet installeren. Een pushmelding geeft Expo door aan de meldingendienst van Apple (op een iPhone) of van Google (op Android), die ze op je gsm aflevert.

Ons sociaal secretariaat krijgt je uren, met je werkverlet, ziekte en verlof, om je loon te berekenen. Je collega's zien niet of je ziek of met verlof bent.

Verder geven we gegevens alleen door als de wet het vraagt, bijvoorbeeld aan de sociale inspectie. We verkopen geen gegevens.

10.Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Revivo en Ducatus zijn gevestigd in België. Een deel van onze dienstverleners is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, of werkt met onderaannemers daarbuiten:

Supabase: de gegevens staan in Ierland (EU). Ondersteuning gebeurt vanuit Singapore en de VS, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Vercel: server in de EU. Een doorgifte naar de VS gebeurt op basis van het EU-VS-gegevensprivacykader (DPF) en de standaardcontractbepalingen.
Expo: verwerking in de VS, voor de updates en de pushmeldingen, op basis van het DPF en de standaardcontractbepalingen.
Apple en Google: een pushmelding gaat langs hun meldingendienst (§9). Ook die kan buiten de Europese Economische Ruimte werken.

Een kopie van deze waarborgen krijg je op vraag via info@rogeco.be.

11.Hoe lang we gegevens bijhouden

Je account (e-mailadres, naam, taal, rol): Zolang je toegang hebt, of tot je je account verwijdert (§15). Na je vertrek bij Rogeco: 3 maanden na uit dienst. Een automatische taak wist het elke nacht.
Een aanvraag die wacht of geweigerd werd: Na 30 dagen weg, elke nacht, behalve zolang je de app nog gebruikt of in het kantoorsysteem staat.
Een aanmeldcode (versleuteld), met het IP-adres: 10 minuten geldig. Na 1 dag weg.
De pogingen om aan te melden, het dichtgaan en het vrijgeven: 14 dagen.
Je aanmelding op een gsm (toestel, versie en update, laatst gebruikt): Tot je afmeldt, tot kantoor je daar afmeldt of je toegang intrekt, tot je uit dienst gaat, of na 180 dagen zonder gebruik. Voor kantoor en beheerders geldt een aanmelding hoogstens 90 dagen; daarna meld je opnieuw aan. Kantoor ziet van "laatst gebruikt" alleen de dag.
Het pushtoken van een gsm: Zolang je op die gsm aangemeld bent (zie hierboven). Verwijder je de app, dan wist de server het token zodra Expo meldt dat het niet meer werkt.
De mails aan kantoor (nieuwe aanvraag, aanmelden dicht, een gemeld bericht): Kantoor wist ze met de hand na de beslissing, hoogstens 30 dagen na de mail.
De mail met je code: In je eigen mailbox. Die wis je zelf.
Je roepnaam en je profielfoto: Tot je ze zelf wist of wijzigt (een vorige foto is meteen weg), tot je je account verwijdert, of 3 maanden na je vertrek. Een automatische taak wist ze elke nacht. Kantoor kan een foto of roepnaam die niet hoort ook wissen.
Je naam en functie als werknemer: Zolang je bij Rogeco werkt. Daarna blijft je naam bij je uren en ritten, zolang die bewaard worden. Daarna maken we ze anoniem.
Je telefoonnummer (als kantoor het invulde): Tot 3 maanden na je vertrek. Een automatische taak wist het elke nacht.
In- en uitchecken, pauzes en verplaatsingen: 5 jaar na het einde van het kalenderjaar.
Werkverlet, ziekte en verlof: Zoals je uren: 5 jaar na het einde van het kalenderjaar. Tik je op Toch werken, dan is de afwezigheid van vandaag meteen weg. Wis je een verlof, dan zijn de dagen vanaf vandaag meteen weg; de dagen die al voorbij zijn, blijven, zoals je uren. Wist kantoor een afwezigheid, dan is ze meteen weg.
Je positie bij een tik (op 5 decimalen): 3 maanden na de tik, ook bij uitchecken en bij een chauffeur (bewijs van laad- en losplaats). Een automatische taak wist ze elke nacht. Bij een pauze en bij Naar huis meet de app niets; bij uitchecken op een vroeger gekozen uur bewaren we niets. De afstand tot de werf en de melding "buiten de werf" blijven bij de uren.
Taken: 1 jaar na de dag van de taak. Een automatische taak wist ze elke nacht.
Rittenbladen en ritten: 7 jaar na het einde van het boekjaar, als stuk bij onze facturen.
Foto's van een weegbon en pdf's bij een rit: Zoals het rittenblad: 7 jaar na het einde van het boekjaar.
Foto's van een lading en andere foto's bij een rit: 1 jaar na de rit. Een automatische taak wist ze elke nacht.
Foto of nota bij een werf: 1 jaar na het afsluiten van de werf (afgerond of geannuleerd). Een automatische taak wist ze elke nacht.
Plannen van een werf: 1 jaar na het afsluiten van de werf. Een automatische taak wist ze elke nacht.
De chat van een werf: je berichten en hun foto's: 1 jaar na het afsluiten van de werf; in een algemene chat, die niet afsluit, 1 jaar na het versturen. Een automatische taak wist ze elke nacht. Verwijder je een bericht, dan gaan de tekst en de foto's meteen weg.
Een melding van een bericht: Zolang het bericht bewaard wordt.
Welke werven je ziet, en tot waar je de chat las: 1 jaar na het afsluiten van de werf. Een automatische taak wist ze elke nacht. Tot waar je las, gaat ook weg met je account.
Klanten en plaatsen die een chauffeur toevoegde: Ze blijven, want alle chauffeurs kiezen eruit. Na 1 jaar halen we weg wie ze bewaarde.
Machines: de laatste plaats: Telkens vervangen door de nieuwe.
Machines: de tellerstanden (zonder plaats) en contact aan en uit: 90 dagen. Een automatische taak wist ze elke nacht.
Machines: de motoruren per dag en per werf: 7 jaar na het einde van het kalenderjaar. Een automatische taak wist ze elke nacht.
Fouten in de app: 30 dagen.
Het e-mailadres van je Google-account op de lijst van testers: Zolang je de app gebruikt. Binnen 7 dagen na het einde halen we het van de lijst.
Logboeken en back-ups bij onze server en databank: Hoogstens 30 dagen.
Gegevens bij Expo (een vraag om een update, een pushmelding): Volgens Expo zo lang als redelijkerwijs nodig. Een vaste termijn noemt Expo niet.
Wat op je toestel staat: Zie §12.

Controle. Wat niet vanzelf verdwijnt, kijken we elk kwartaal na. Wat zijn termijn voorbij is, wissen of anonimiseren we. Is er een geschil over je uren of een rit, dan bewaren we wat nodig is tot het geschil afgelopen is.

12.Wat op je toestel staat

In de beveiligde opslag van je gsm (Sleutelhanger op iPhone, Keystore op Android): de sleutel van je aanmelding, en de laatste stand van de server (je e-mailadres, je naam en je rol). Met die stand start de app ook zonder bereik. Die gegevens blijven op deze gsm en gaan niet mee in een back-up.
In de opslag van de app: je taal en je instellingen, de nummers van je laatste codeaanvragen, hoogstens een kwartier (niet de code zelf), en fouten die nog verstuurd moeten worden.
Zonder bereik: een tik die nog niet verstuurd is (inchecken, uitchecken, pauze, verplaatsen, een rit), met het uur en je positie, wacht in de opslag van de app tot er weer bereik is. De server neemt zo'n tik tot 24 uur later aan. Ook de laatste stand van je werkdag staat daar, zodat de app zonder bereik kan starten. Bij afmelden gaat alles weg van de gsm.
Projecten en de chat: wat de app van je werven en de chat toont, en een bericht dat nog niet vertrok, houdt ze alleen in het geheugen zolang ze openstaat.
Foto's en pdf's staan in de tijdelijke map van de app tot ze verstuurd zijn; dan wist de app ze. Wat er toch bleef staan, wist ze na een dag. De app onthoudt foto's die ze toonde, om ze sneller te laden.
Een nummer per installatie: een willekeurig nummer, voor updates. Het blijft tot je de app verwijdert.
Meldingen: laat je meldingen toe, dan geeft je gsm de app een pushtoken. De app stuurt het naar ons (§4).

Met Afmelden in Meer wis je de sleutel, de stand, de tijdelijke foto's en pdf's en de foto's die de app onthield, op deze gsm; de server wist dan ook het pushtoken van deze gsm. Met Afmelden op alle toestellen meld je je op elke gsm af, ook op deze. Verwijder je de app, dan verdwijnt wat ze op je gsm bewaarde.

13.Beveiliging

Al het verkeer tussen de app, onze server en de databank loopt versleuteld (HTTPS).
De app praat alleen met onze server. Geheime sleutels staan alleen op de server, nooit in de app.
Er is geen wachtwoord. Een code is 10 minuten geldig, en per code kan je hoogstens 5 keer proberen. Na 10 foute codes is aanmelden op dat adres dicht. De server beperkt ook het aantal vragen per IP-adres.
Codes en de sleutels van een aanmelding staan alleen versleuteld (als hash) in de databank.
Foto's, pdf's en plannen staan in een afgeschermde opslag. Ze openen alleen met een tijdelijke link.
De chat, de log en de documenten van een werf krijg je alleen als je die werf ziet. De server kijkt dat bij elke vraag na.
Een beheerder krijgt een mail bij elke nieuwe aanmelding op zijn account.
Revivo (§9) heeft toegang tot de server en de databank, alleen om de app te bouwen, te onderhouden en te beveiligen.
Verlies je je gsm? Meld het meteen aan kantoor. Kantoor meldt je af op al je gsm's. Wijzig ook het wachtwoord van je mailbox: wie je mail kan lezen, kan een code vragen. Je kan je ook zelf afmelden met Afmelden op alle toestellen in Meer.
Een aanmelding van kantoor of een beheerder geldt hoogstens 90 dagen. Gaat iemand uit dienst, of trekt kantoor de toegang in, dan is hij op elke gsm meteen afgemeld.

14.Je rechten

Je hebt het recht om:

te weten welke gegevens we van je hebben, en er een kopie van te krijgen;
gegevens die niet kloppen te laten verbeteren, bijvoorbeeld een fout in je uren;
je gegevens te laten verwijderen, als we ze niet meer nodig hebben of onrechtmatig verwerken. Wat we wettelijk moeten bewaren, zoals uren en stukken bij facturen, wissen we pas na die termijn;
de verwerking te laten beperken;
gegevens die je ons zelf gaf, in een gangbaar formaat te krijgen;
bezwaar te maken tegen wat op ons gerechtvaardigd belang steunt (§4), om redenen die met jouw situatie te maken hebben. We stoppen dan, tenzij we dwingende redenen hebben die zwaarder wegen.

Hoe. Eén mail naar info@rogeco.be volstaat, of vraag het op kantoor. Mail liefst vanaf het adres waarmee je aanmeldt; dan weten we dat jij het bent. Het is gratis. We antwoorden binnen een maand. Is je vraag ingewikkeld, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laten we je binnen de eerste maand weten. Twijfelen we wie je bent, dan vragen we een bevestiging.

Klacht. Vind je dat we je gegevens niet correct behandelen, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel;
+32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be;
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

15.Je account verwijderen

In de app: Meer › Account verwijderen. Wacht je nog op toegang, dan tik je op Aanvraag intrekken. Je account verdwijnt meteen, en je wordt afgemeld op al je gsm's. Ben je nog ingecheckt, in pauze of onderweg, of loopt je rittenblad nog, dan sluiten we dat eerst af, op dat uur. We wissen je account (e-mailadres, naam, taal), je roepnaam en je profielfoto, je aanmeldingen met hun pushtoken, je codes, tot waar je de chat las, en de posities van al je tikken. Je uren, pauzes, verplaatsingen, afwezigheden (werkverlet, ziekte, verlof) en ritten blijven, met de termijnen van §11, omdat we ze nodig hebben voor je loon, de facturen en de wet. Ben je kantoor in het kantoorsysteem, dan wist dit alleen je account in de app. Je berichten in de chat van een werf blijven staan met je naam, met de termijn van §11. Wil je dat kantoor er een verwijdert, vraag het.

Zonder de app: mail vanaf het adres van je account naar info@rogeco.be, of vraag het op kantoor. We wissen je account zoals hierboven, binnen 7 dagen, en we bevestigen het. Alles staat op rogeco.be/app.

16.Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks, zoals een nieuwe functie, een nieuwe dienstverlener of een ander doel? Dan passen we deze pagina aan vóór de nieuwe versie van de app uitkomt, en laten we het personeel en kantoor het vooraf weten. Bovenaan staat wanneer de pagina het laatst veranderde.

8 november 2026: Eerste versie.
9 november 2026: Projecten: de werven die je ziet, de groepschat per werf, een bericht melden en pushmeldingen; een plek in de chat en een algemene chat; werkverlet, ziek of verlof; Mijn profiel (roepnaam en profielfoto); de positie bij uitchecken op een werf; de termijnen in §11.

English

Privacy policy of the Rogeco Portal app

Summary of the Dutch privacy policy above. If the two differ, the Dutch text applies. Last updated: 9 November 2026 (projects with a chat per site, absences, your profile, and the position at check-out on a site).

Who. Rogeco BV, Karreweg 137, 9770 Kruisem, Belgium, company number BE 0660.871.292, is the data controller. Contact: info@rogeco.be, +32 9 233 41 11. The app is published and maintained by Revivo Recycling BV, a sister company, on behalf of Rogeco BV. That is why the App Store and Google Play show "Revivo Recycling" as the publisher.

Who the app is for. Rogeco's crew (site workers and truck drivers) and office staff, on their own phone. You sign in with your email address and a 6-digit code sent by email (valid for 10 minutes); there is no password. The first time, you give your first and last name and tap "Create account". Anyone can request an account, but you see nothing until the office approves you and chooses your role. A request that is not approved is deleted after 30 days. Office staff listed in Rogeco's office system get in directly with the same email address. The app is not meant for minors.

What we process, and why.

Your account: email address, name, language, role, status, when you last used the app (employment contract, or legitimate interest for people requesting access and for office staff).
Signing in: the code (stored only as a hash), each attempt with your IP address (for IPv6 only the first part) and email address, to stop people guessing codes. After 10 wrong codes, signing in on that address is closed for 24 hours or until the office reopens it. Admins get an email for every new sign-in on their account (legitimate interest).
Per phone you sign in on: the device model, platform, app version and update, and when it was last used, so we see who has the latest version and the office can sign you out of a lost phone.
Your profile, if you want: a nickname (up to 40 characters) and a profile photo you choose yourself (More › Settings). Without them the app shows your name and initials. Colleagues and the office see them in the app (with a task, the crew of a site, the chat and notifications); payroll, the Excel, the reports and the office's lists keep your name (the office sees the nickname next to it). The photo is stored again without hidden data such as the place, square and small (512 × 512 pixels). Your job is shown there too, but the office decides it (legitimate interest; you choose whether to use it and can delete it at any time).
Check-in and check-out times, the site, breaks, moves between sites, notes: for your pay, to assign hours to sites and customers, for safety and to check the hours (employment contract, legal obligations, legitimate interest).
Absence: a day you do not work because work is impossible (werkverlet, e.g. the weather), because you are sick, or leave from one day to another. The day, from what time (if you already worked that day), a note if you type one (not for sickness), whether you or the office entered it, and when the office saw it. For sickness we keep only the word "sick": no illness, no diagnosis and no certificate. What was running stops at that moment, as when you check out; no location. For your pay and the planning (employment contract, legal obligations as an employer; for sickness, which is health data, art. 9.2.b GDPR: our obligations as an employer in employment and social security law). Only the office sees it, not your colleagues.
Your location, only at the moment you tap a button: check in, check out and move; for drivers start of day, the departure of a trip you start now, unloaded or arrived, and end of day. To find your site, check you were there, and as proof of loading and unloading places (legitimate interest). Positions are stored to 5 decimals (about a metre). At check-out too, to check that you checked out on site; if you pick an earlier time ("When did you stop?"), we keep no position and no distance, because your phone is no longer where you stopped. A break and "Go home" do not read your location. Before your phone first asks for permission, the app explains this on one screen. The app never tracks you in between and never in the background. Without location you pick your site yourself or tap "Start without a site"; the office checks it later. While you are checked in today, the office map shows you at the place where you checked in (not a live location). When office staff open the map, the app finds their own phone's position to show the map there; that position stays on the phone.
Tasks; for drivers the daily trip sheet and trips (customer, number plate, places, goods, weight, km, fuel, road toll); photos and PDFs with a trip; customers and places a driver adds; "Photo or note" on a site, seen by the office and, if the app said "Your crew and the office see this" when you sent it, also by the crew of that site (if it said "Only the office sees this", only the office sees it); site plans. Photos are stored again without hidden data such as the place. Nothing goes to an AI service.
Projects (Projecten): the sites you see (automatically the site where you check in, or chosen by the office), with a group chat per site for the crew of that site and the office: your messages (up to 2,000 characters) and photos (up to 4 per message), with your name and the time, and how far you have read. A deleted message stays as "deleted", without text or photos, with when and by whom (your name, or the office's email address). The site's work order, written by the office, you see only while you are checked in on that site. You can report someone else's message; the office gets an email with the site, who reported it, the author, the text and the reason (legitimate interest: organising the work). Drivers see the list of all planned, running and on-hold sites (no documents, no one else's "Photo or note") and chat only if the office allows it; a general chat chosen by the office (e.g. Depot Balegem) is seen by everyone in service (a "Photo or note" there only by that site's crew); in a chat you can send your location yourself (5 decimals, no accuracy, no history), which goes when you delete the message.
Push notifications, if you allow them: a push token per phone. Expo sends the notification on to Apple's or Google's notification service. It shows the site name, the author's name and the message (up to 120 characters), "sent a photo", or the number of new messages; the office also gets one for a new "Photo or note". No push between 8 pm and 6 am (Brussels time), not even later: messages from the night show as unread when you open the app. With the same permission, your phone also shows the reminder "Vergeten uit te checken?" ("Forgot to check out?"). It is not a push from Rogeco: the app sets it on your phone itself, 3 hours after your last tap and at 5 pm at the earliest, only if you are then still checked in or your trip sheet is still open, so it can come in the evening; nothing is sent to Rogeco for it.
Machines and trucks with a Geodynamics tracker, collected only during the day, between 6 am and 8 pm, never at night: four times a day at fixed times, and when the office opens the map or the machines or uses the app (at most once a minute): last position, engine on or off, counters and engine hours per site. We keep only the last position, no history of positions. Of a truck we do not even keep that: on a site only the centre of that site, otherwise no position, also not where it stands in the evening. The office only sees on which site a truck stands; while it drives or stands elsewhere, no position. Through the number plate on a trip sheet, the office can know when the ignition went on and off and on which site the truck stood. We use the trackers for planning, theft and engine hours, not to track or judge drivers. Only when there is a concrete suspicion of theft or misuse of a truck or machine does the office check where and when it drove, in the GeoDynamics platform, for that one vehicle and only the period needed; we tell you afterwards.
Error reports from the app: only the kind of error, a short line without email addresses, long numbers or keys, the screen, platform, version and update; no IP address, no account.
Update checks via Expo (IP address, platform, version, a random install number), and technical logs at our server and database.

Who sees it. Rogeco's office staff, in the office system and, for office staff, in the app; the office reads the chat of every site and can delete any message. Your colleagues see your name on a task you share; on a site you both see, also your name and job, your chat messages and photos, and your "Photo or note" if the app said "Your crew and the office see this" (one sent while the app said "Only the office sees this" stays with the office). They never see your phone number: a site only shows the office's number. Only the office sees who reported a message. Revivo (processor) and its contractor Ducatus have access only to build and maintain the app. Service providers: Supabase (database and files, Ireland, EU; support from Singapore and the US under the EU standard contractual clauses), Vercel (server, Dublin), Combell (the mailbox that sends the codes, Belgium), Expo (updates and push notifications, US, under the EU-US Data Privacy Framework and the standard contractual clauses), GeoDynamics (trackers, Kortrijk). The map loads images directly from Digitaal Vlaanderen, OpenFreeMap, IGN and Revivo's map server; they see your IP address and which part of the map you view, not who you are. Apple and Google distribute the app under their own policies; for Android we add your Google account's email to the testers list.

How long. Codes: 1 day. Sign-in attempts: 14 days. Phone sign-ins: until you sign out, the office signs you out or you leave the company, or 180 days unused (office staff: at most 90 days). Push tokens: as long as you are signed in on that phone. Your account and phone number: 3 months after you leave the company. Nickname and profile photo: until you delete or change them, until you delete your account, or 3 months after you leave the company (deleted automatically); the office can also delete one that is not appropriate. Hours, and absences (werkverlet, sick, leave): 5 years after the end of the calendar year; "Work anyway" deletes today's absence at once, deleting a leave deletes its days from today on at once (past days stay, like your hours), and what the office deletes is gone at once. Location points, also a driver's: 3 months, then deleted automatically. Trip sheets, weighbridge photos and trip PDFs: 7 years after the end of the financial year. Load photos: 1 year after the trip. Tasks: 1 year. "Photo or note", site plans, and the chat with its photos: 1 year after the site is closed (a general chat, which does not close: 1 year after sending); which sites you see and how far you read, too; all deleted automatically. Places a driver saved stay, but after 1 year without who saved them. Engine hours per site: 7 years after the end of the calendar year. Tracker counters and engine on/off: 90 days. Error reports: 30 days. Emails to the office: deleted by hand after the decision, within 30 days. Logs and backups: 30 days at most. What is not deleted automatically, we check every quarter. No decision about your hours is automatic: "outside the site" and "no break" (more than 6 hours in a day without a break) are only flags for the office, a person checks them, and nothing is deducted automatically.

On your phone. Your sign-in key and the last state from the server (email, name, role) are kept in the phone's secure storage (Keychain or Keystore), only on this phone. "Sign out" (Afmelden) removes them; "Sign out on all devices" (Afmelden op alle toestellen) signs you out on every phone. Without network coverage, a tap that was not sent yet (with its time and your position) waits in the app's storage until there is coverage again; the server accepts it up to 24 hours later. Photos and PDFs stay in the app's temporary folder until they are sent, then the app deletes them. What the app shows of your sites and the chat, and a chat message not sent yet, is kept only in memory while the app is open. Signing out removes all of this from the phone, including the photos the app kept to load them faster, and our server deletes that phone's push token.

Your rights. Access, correction, deletion, restriction, portability and objection: email info@rogeco.be, preferably from the address you sign in with, or ask at the office. We answer within one month. Complaints: the Belgian Data Protection Authority (GBA/APD), Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, contact@apd-gba.be.

Deleting your account. In the app: More › Delete account (Meer › Account verwijderen); while you are still waiting for access: Withdraw request (Aanvraag intrekken). Your account is deleted at once and you are signed out on all your phones. We delete your account (email, name, language), your nickname and profile photo, your sign-ins with their push tokens, your codes, how far you read the chat, and the positions of all your taps. Hours, breaks, moves, absences and trips stay, for pay, invoices and the law. Your chat messages stay with your name for the period above; ask the office if you want one deleted. Without the app: email info@rogeco.be from your account's address, or ask at the office; we delete it within 7 days and confirm. See rogeco.be/app.